L'intégration d'une recrue doit être anticipée par les responsables RH et les managers. Une bonne connaissance des outils d’onboarding et de leurs fonctionnalités permet de garantir le succès de l’arrivée de vos collaborateurs.
Pour vous aider à développer vos parcours d’intégration, Workelo vous a préparé un top 8 des logiciels d’onboarding qui faciliteront l’intégration de vos collaborateurs.
Workelo est le logiciel d'onboarding leader sur le marché en Europe. Notre plateforme digitale permet de créer simplement des parcours d'intégration en entreprise interactifs et engageants. Ils sont accessibles à tout moment sur mobile, tablette ou ordinateur. Workelo centralise toutes les informations clés et les rend accessibles à vos recrues dans un seul outil. Grâce à une technologie unique, Workelo vous permet de gagner du temps grâce à l'automatisation, aux rappels et à la digitalisation des tâches administratives. Vous pouvez ainsi :
Ainsi, Workelo vous permet d'intégrer tous les profils de collaborateurs dans une seule et même plateforme : CDI, CDD, stagiaires, alternants...
Pour définir des parcours d'onboarding pertinents et personnalisés à vos différents types de recrues, le recours au design thinking est une bonne pratique. Pour la mettre en place concrètement, l'outil Klaxoon vous permet d'animer facilement des ateliers collaboratifs. C'est un espace de travail hybride et complet qui rend toutes les typologies d'ateliers plus efficaces. Pour cela, il mise sur la collaboration en équipe et sur son côté ludique. La solution propose un environnement de travail supportant à la fois la collaboration en temps réel et asynchrone. Cet outil permet de mettre en place des onboarding à distance interactifs et de créer des parcours vivants (ateliers, séances de formation...) en quelques clics. Cet outil favorise donc le gain de temps sur des tâches qui peuvent être répétitives, tout en offrant la possibilité de créer des parcours personnalisés, adaptés aux besoins de vos recrues.
Un bon onboarding représente plus de 150 tâches à réaliser pour chaque recrue. Il est donc nécessaire d’être organisé pour pouvoir anticiper certaines tâches qui nécessitent du temps. Par exemple : commander l’ordinateur de la recrue pour qu’il soit livrer à temps. Privilégiez donc des logiciels d'onboarding avec des outils d'organisation intégrés ou, si vous n'en avez pas, des logiciels d’organisation en ligne. Ces logiciels vous accompagnent dans la gestion des projets. Ils permettent une excellente visualisation des tâches et de leur avancement grâce à la création de catégories ou la mise en place de dates limites. Privilégiez donc des logiciels d'onboarding collaboratif avec des outils d'organisation intégrés, ils faciliteront vos intégrations grâce à une vision claire et rapide (tableau ou cartes) de la montée en compétence de vos recrues et de leur avancement. Ils peuvent également permettre d'identifier leurs besoins et les points de difficulté.
Depuis la pandémie, le télétravail s'est démocratisé, révélant un nouvel enjeu autour de l'onboarding à distance. Comment garantir un onboarding de qualité dans un contexte de travail hybride voire en "full remote"? Un bon logiciel d'onboarding permet de gérer cela efficacement. Premièrement, pendant la phase de préboarding, le parcours digital permet au manager et aux RH de prendre contact facilement avec la recrue. Elle accèdera à son livret d'accueil pour commencer à se familiariser avec l'entreprise. Vous pouvez également proposer une visite virtuelle des locaux. Grâce à un système de rappel, l'envoi du kit d'intégration est déclenché en amont de l'arrivée du nouveau et envoyé directement chez lui. La digitalisation du dossier administratif permet de gagner du temps et de rassembler tous les documents en un même endroit.
Ensuite, des quiz permettent de gamifier l'expérience et de tester les connaissances acquises par la recrue. Des vidéos permettent au nouveau de découvrir son manager et son équipe. En répondant à un rapide questionnaire, la recrue peut aussi se présenter de façon plus informelle à ses collègues. Cela permet par la suite de personnaliser son parcours et le rendre le plus interactif et engageant possible.
À l'arrivée du collaborateur, le manager peut proposer des réunions informelles comme prendre un café en équipe à distance. Cela permettra de garantir la cohésion d'équipe et la qualité d'intégration du collaborateur afin qu'il se sente à l'aise et considéré à sa juste valeur, même à distance. Le manager peut également suivre l'avancée des formations à distance grâce au logiciel d'onboarding ainsi qu'à des réunions de suivi et de feedback régulières. Enfin, garantir un bon onboarding à distance passe par les meetings et réunion faisables à distance via des logiciels de réunion à distance.
Pour simplifier les réunions et les rencontres au cours de l'onboarding de la recrue, utilisez un bon outil de planification de rendez-vous. Dans le cas d'un onboarding hybride, voire totalement à distance, vous pourrez facilement permettre à votre recrue de rencontrer ses collègues en visio. Il suffit d’avoir un compte Teams, Google ou Outlook, pour y accéder. Cela vous permet donc d'être informé et à jour sur vos tâches et réunions sans avoir besoin d'être au bureau. Cet outil donne par ailleurs à vos recrues l'occasion de pouvoir se projeter et de se préparer pour leurs formations et réunions à venir. Cette visibilité sur son emploi du temps rassurera la recrue. Ces outils sont donc idéaux pour compléter votre logiciel d’intégration et faciliter les rencontres entre les recrues et leurs collègues au cours de leurs premières semaines ainsi qu'assurer la complétion des formations.
Avoir une bonne analyse comportementale des recrues permet d'en avoir une bonne appréciation ainsi que d'en déceler les soft skills et de les lier à leurs missions. Prendre le temps de découvrir les soft skills des recrues lors de la phase de recrutement et d'onboarding est donc un réel levier à exploiter pour votre entreprise. Cela permet de créer de la valeur ajoutée à vos méthodes de recrutement et d'onboarding, ainsi que de valoriser les candidats et recrues de manière disruptive et engageante. Des outils d'évaluation des soft skills comme AssessFirst, vous permettront d’affiner vos processus d’intégration. Grâce aux informations sur les soft skills que vous aurez recueillies sur vos recrues, vous pourrez leur offrir un parcours personnalisé. Ne forcez pas un timide à faire un discours devant toute son équipe dès le premier jour, vous le mettriez mal à l'aise !
Grâce aux plateformes de communication collaborative et aux logiciels de gestion de projets, vous pouvez informer vos collaborateurs de l’arrivée d’une nouvelle recrue. Vous pouvez aussi connecter le nouveau collaborateur aux différents canaux afin qu’il prenne connaissance des sujets en cours et des actualités de l’entreprise. Dans le cadre de l’onboarding, ces logiciels de chat sont aussi un moyen simple pour permettre au parrain et à son/sa filleule de rentrer en contact de manière informelle pour commencer à faire connaissance. Les outils de chat vous permettent donc de faciliter l’intégration de vos nouvelles recrues ainsi que la communication interne et externe de votre entreprise.
Un bon onboarding est un onboarding personnalisé. Vous pouvez utiliser un premier niveau de personnalisation en fonction du métier de la recrue, de son entité, de sa spécialisation... Mais pour aller encore plus loin, vous pouvez aussi parfaire vos onboarding grâce au feedback de vos recrues actuelles et des précédentes. L'outil Workelo vous permet d’avoir un feedback régulier et global sur les ressentis de vos nouvelles recrues. À chaque moment de vérité du parcours, sondez les recrues pour vous assurer qu'ils sont à l'aise dans leurs missions et leur équipe. Si le feedback est négatif, vous pourrez immédiatement rectifier le tir.
Pour en savoir plus, découvrez la plateforme d'onboarding Workelo
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