Comment choisir un bon outil d’offboarding ?

1. Pourquoi digitaliser l’offboarding via un outil dédié ?

L'offboarding est bien plus qu’un simple adieu. C’est une étape déterminante dans l’expérience collaborateur, impactant la perception qu’ont les anciens employés de votre entreprise ainsi que ceux qui restent. Voici pourquoi un outil digital est indispensable :

• Organisation : suivre des étapes claires et éviter les oublis (retour de matériel, désactivation des accès IT, etc.).
• Automatisation : réduire les tâches administratives répétitives pour se concentrer sur l’humain.
• Feedback structuré : recueillir et exploiter les retours des collaborateurs pour améliorer vos processus RH.
• Marque employeur : offrir une expérience fluide et professionnelle, essentielle pour un bouche-à-oreille positif.

2. Les 7 critères pour choisir votre outil d’offboarding

a) Facilité d’utilisation

Optez pour une interface intuitive et conviviale pour que vos équipes RH, vos managers et les collaborateurs puissent l’utiliser sans difficulté. L'outil doit inclure des checklists et modèles personnalisables adaptés à votre organisation.

b) Gestion des étapes clés

Assurez-vous que l’outil couvre tous les types de départ (démission, fin de contrat et licenciement). Chaque cas est particulier et il est important de pouvoir personnaliser l’approche dans chacun des cas, avec des étapes comme :

• Gestion des documents administratifs (solde tout compte, attestations).
• Clôture des accès IT.
• Planification de la passation de poste.
• Suivi des retours de matériel.

c) Automatisation des tâches

Recherchez des fonctionnalités d’automatisation, comme des rappels pour les échéances ou des workflows pour coordonner les parties prenantes (RH, IT, managers).

d) Recueil et analyse du feedback

Un bon outil d’offboarding doit permettre de collecter facilement le feedback des collaborateurs sortants via des enquêtes anonymes ou non, ou des entretiens de sortie. Ces données doivent être exploitables dans un tableau de bord clair, pour identifier des tendances ou des points d’amélioration.

e) Intégration avec vos systèmes existants

L’outil d’offboarding doit s’intégrer de manière fluide avec vos outils RH actuels (SIRH, GED, ERP, gestion des accès IT) pour éviter la duplication des données et maximiser l’efficacité.

f) Conformité RGPD et sécurité des données

Assurez-vous que l’outil est conforme aux réglementations en matière de protection des données et qu’il offre un haut niveau de sécurité pour gérer les informations sensibles de vos collaborateurs.

g) Support et accompagnement

Privilégiez une solution d’offboarding avec un support réactif et une documentation claire pour accompagner vos équipes dans la mise en œuvre.

3. Les 5 avantages concrets d’un outil d’offboarding

• Comprendre les raisons des départs : Recueillez du feed-back à l’entretien de sortie du collaborateur pour augmenter l’engagement et la satisfaction des personnes qui restent.
• Gain de temps : en automatisant les tâches, vos équipes RH peuvent se concentrer sur l’accompagnement humain.
• Amélioration de la marque employeur : 85% des personnes interrogées seraient prêtes à parler positivement de leur entreprise autour d’eux si leur départ se passait bien*
• Réduction des risques : en sécurisant la clôture des accès informatiques et le retour des équipements, vous limitez les incidents de fuite de données.
• Valorisation de votre réseau alumni : en animant ce réseau via l’outil d’offboarding, vous pouvez récolter du feedback, mais aussi recruter des talents boomerang ou exploiter de nouvelles opportunités professionnelles.

*Enquête réalisée en décembre 2019 auprès d’un panel constitué de plus de 300 candidats issus de la base de données de Hays.

4. Comment comparer les outils disponibles ?

Avant de choisir votre solution, réalisez une évaluation comparative en posant les bonnes questions :L'outil permet-il de gérer l’ensemble des étapes d’offboarding ?

• L’outil est-il adapté à tous les types de départ ?
• Est-il facile à prendre en main ?
• Est-il en conformité avec le RGPD ?
• Quelles options de personnalisation offre-t-il ?
• Est-il compatible avec les outils RH déjà en place ?
• Quels sont les retours d’expérience d’autres utilisateurs dans votre secteur ?

5. Conclusion : Investir pour un offboarding réussi

L’offboarding est une opportunité souvent sous-estimée pour renforcer votre marque employeur et transformer une étape délicate en une expérience positive. Un outil adapté, comme Workelo, vous permet de structurer et digitaliser ce processus efficacement.

Pourquoi choisir Workelo ?

Workelo est une solution complète et intuitive qui accompagne les entreprises à chaque étape du départ d’un collaborateur. Notre plateforme répond aux besoins des équipes RH, des managers et des collaborateurs.

• Automatisation des processus : Planifiez et suivez chaque étape du départ, qu’il s’agisse de récupérer le matériel, de désactiver les accès ou de fournir les documents administratifs, Workelo s’assure que rien n’est oublié.
• Feedback structuré : Grâce à nos formulaires et enquêtes intégrés, vous pouvez récolter les retours de vos collaborateurs partants. Cette étape cruciale vous permet d’identifier des axes d’amélioration pour vos pratiques RH et de renforcer l’expérience collaborateur globale.
• Communication centralisée : Notre plateforme permet aux RH, managers et collaborateurs de collaborer de manière transparente. Partagez les tâches, suivez leur avancement en temps réel, et garantissez une continuité opérationnelle sans stress.
• Conformité RGPD : Protégez les données de vos collaborateurs tout au long du processus, en respectant les meilleures pratiques de sécurité et de confidentialité.

Découvrez Workelo en action !

Plutôt que de vous le raconter, nous vous proposons de le voir par vous-même : découvrez notre vidéo produit pour plonger dans l’expérience Workelo et comprendre comment notre solution peut transformer vos processus d’offboarding.