83% des entreprises ne s’estiment pas prêtes au moment d’accueillir une recrue. Pourtant, l’intégration d’un salarié constitue un réel enjeu pour l’engagement de votre recrue et pour votre marque employeur. Cependant, le parcours d’intégration de votre nouveau salarié doit être réfléchi et préparé en amont pour qu’il soit réussi. Découvrez notre kit clé en main avec un parcours d’intégration étape par étape !
Au sommaire :
1. Définition de l’onboarding en entreprise
Au sens large, l’onboarding en entreprise se traduit comme l’intégration d’un nouveau salarié en entreprise. Le processus d’intégration correspond à toutes les actions mises en place pour accueillir et accompagner l’arrivée d’un nouveau salarié au sein d’une entreprise. Bien plus qu’un simple rite de passage, c’est un réel processus qui doit être réfléchi et cadencé par des étapes clés.
Le processus d’intégration est un processus complet qui engage plusieurs parties prenantes. Il ne pourrait être réussi sans la bonne communication et coopération de ses acteurs : le RH, le manager, la recrue, mais aussi le buddy.
2. Les enjeux de l’intégration d’un nouveau collaborateur
Un bon programme d’intégration a des répercussions sur la recrue et, par un cercle vertueux, sur son investissement et sur sa vision de l’entreprise. Le coût et la performance d’une intégration réussie peuvent être estimés et suivis à travers trois indicateurs : le taux de rétention, le taux de satisfaction des collaborateurs (NPS) et le retour sur investissement.
En effet, les collaborateurs qui bénéficient d’un programme d’onboarding structuré ont 69 % de chance en plus de rester plus de 3 ans, par rapport à ceux qui n’en bénéficient pas, selon l’étude State of Employee Engagement d’Office Vibe.
Le préboarding commence dès la signature du contrat avec les premiers contacts entre le RH, le manager et la recrue. Avant l’arrivée du salarié, le premier contact est même crucial. La phase de préboarding va permettre d’initier la conversation et d’engager la recrue avant même le Jour J.
N’attendez pas le premier jour du contrat de votre nouveau salarié pour penser aux éléments clés. Voici nos conseils pour appréhender au mieux la phase de préboarding :
1 - Du côté manager, n’hésitez pas à appeler la recrue si cela n’a pas déjà été fait, afin de le féliciter et de lui souhaiter la bienvenue
2 - Constituez un livret d’accueil d’entreprise et partagez-le avec votre recrue pour qu’elle puisse commencer à prendre ses marques
3 - Recueillez tous les documents administratifs nécessaires pour que tout soit en ordre
4 - Contactez la recrue par rapport aux détails pratiques de son arrivée
5 - Préparez son poste de travail en lien avec l’IT et commandez tout le nécessaire pour constituer son Welcome Kit
6 - Prévenez les équipes en postes de l’arrivée d’un nouveau salarié par un mail ou par une note
7 - Désignez un buddy (ou parrain) afin qu’il puisse lui-même être prêt à accompagner son filleul le jour J
8 - Rassurez votre nouveau salarié et montrez-lui que votre entreprise est un environnement serein où il pourra s'épanouir professionnellement
Pour en savoir plus, découvrez notre checklist complète pour un bon onboarding
Tout ce travail effectué en amont va pouvoir se concrétiser le jour de l’arrivée du nouveau salarié dans l’entreprise. C’est une journée qui est souvent stressante pour le collaborateur qui arrive dans un nouvel environnement, dans lequel il va devoir rapidement s’acclimater pour devenir opérationnel. Le rôle des équipes en place, que ce soit du côté RH, manager ou encore du buddy, est de mettre en confiance et d’accueillir le salarié ! Pour favoriser cet accueil, il doit se sentir attendu grâce à une arrivée anticipée.
Pour cela, découvrez notre checklist des étapes à réaliser le jour J :
9 - Préparez la première journée de votre recrue avec une journée d’accueil entre petit déjeuner, visite des locaux ou encore rencontre avec les autres équipes.
10 - Communiquez également avec lui sur les étapes à venir pour sa formation
11 - Donnez-lui son Welcome Kit composé de vos goodies d’entreprise ou un de vos produits afin de commencer à transmettre votre culture d’entreprise. Assurez-vous que votre salarié a tout ce qu’il faut côté matériel et technique
12 - Briefez la recrue sur l’entreprise et le poste
13 - Prévoyez un pot d’arrivée informel
14 - Restez à son écoute pour savoir si au fil de la journée il a des interrogations
15 - Prévoyez une rencontre un peu plus informelle avec le buddy
Le parcours d’intégration d’un salarié ne s’arrête pas après son premier jour ou après sa première semaine. Pour que votre salarié soit épanoui et continue à monter en compétences, il est nécessaire qu’il se sente encore accompagné et accueilli durant les premiers mois. Il va ainsi pouvoir se sentir plus à l’aise et exprimer ses talents et ses compétences.
Pour maintenir cet engagement et la performance de vos salariés, voici nos bonnes pratiques :
16 - Mettez en place des points réguliers, à chaque fin de mois, afin de pouvoir faire le bilan avec votre salarié sur ses premiers ressentis, ses avancées et ses besoins
17 - Recueilliez du feedback grâce à un rapport d’étonnement. Le feedback est un levier important d’un bon processus d’intégration. Il est nécessaire à la fois pour que la recrue se sente écoutée, mais aussi pour permettre au manager de prendre le pouls avec le salarié. Le feedback permet de s’adapter selon les retours et de communiquer en toute transparence
18 - Validez les premiers objectifs et les axes d’amélioration si besoin
19 - Continuez de le former et de lui faire découvrir les différentes problématiques de l’entreprise, afin qu’il ait une vision 360°
20 - S’assurer qu’il n’y a plus de questions. Ne laissez pas de sujet en suspens. Montrez à votre collaborateur que vous restez à l’écoute, même après les premières semaines
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